Wisdom and GDC--ตัวช่วยออดิทแห่งยุค

คุณเคยเบื่อบ้างมั้ย ที่ต้องนั่งกรอก invoice/ balance เข้าฟอร์ม confirmation เพราะว่า mail merge มันไม่เวิร์ค ลูกค้าก็ไม่ยอมเตรียมคอนเฟิร์มให้

คุณเคยมั้ย ที่ต้องกรอกตัวเลขจาก Confirmation มาลงในรู Excel เป็นสิบๆ รายการ

คุณเคยมั้ย ที่ manager ให้คุณเทียบงบปีก่อน กับงบปีใหม่
หรือเทียบงบ version 1 กับ version ที่ 18 ของลูกค้า

คุณเคยมั้ย ที่นั่ง Foot เลขจนเครื่องคิดเลขพัง เมื่อยมือสุดๆ งานที่สำคัญกว่าก็ยังไปทำไม่ได้

คุณเคยมั้ย ที่ต้องกรุ๊ป Leadsheet  หรือ mapping GL ใหม่กับ GL เก่าเพื่อให้มันเทียบกันได้

ปัญหาเหล่านี้จะหมดไป ด้วยการใช้บริการ GDC!!!

แหะๆ เปิด Intro ไปแล้วมาเข้าตัวเนื้อเรื่องบ้างแระกัน

อยู่มาจะสามเดือนแล้วเนี่ย

จริงๆ มีเรื่องอยากเขียนเยอะแยะ แต่พอกลับบ้านมาไม่ค่อยได้ใช้คอมพิวเตอร์
ส่วนใหญ่ก็จะเปิด iPad ดู Netflix ตอนนี้ที่ดูก็ดู Grey's  Anatomy Season7 อยู่ ยังตามของปัจจุบันไม่ทันซักที แล้วก็ทำกับข้าว อ่านหนังสือไปเรื่อยเปื่อย

รู้ตัวอีกทีก็ไม่ได้เขียน Blog มาเป็นอาทิตย์ๆ แล้วแน่ะ

คราวนี้มีเรื่องที่น่าสนใจ และเห็นว่าเป็นสิ่งที่เมืองไทยไม่มี

เป็นเรื่องเกี่ยวกับการ Audit ที่ออฟฟิศ

ผ่านมาประมาณหนึ่งเดือนแล้วที่ได้ทำงานแบบเป็นผู้เป็นคนกับเค้า ถึงจะไม่ได้ทำอะไรที่ยิ่งใหญ่อลังการ รับผิดชอบเยอะแยะแบบที่เมืองไทย แต่ก็เรียกได้ว่ามีเรื่องใหม่ๆ ที่ให้เรียนรู้ทุกวันเลย

สิ่งใหม่สิ่งนี้ที่ไม่เห็นในเมืองไทยก็คือ GDC ที่ไม่มีอาจเป็นเพราะค่าตัวพวกเราก็ถูกแสนถูกอยู่แล้วก็ได้ ไม่เหมือนกับค่าแรงของประเทศที่พัฒนาแล้ว ที่ว่าอะไรก็เป็นเงินเป็นทองราคาหูฉี่ทั้งนั้น มาเข้าเรื่องเลยดีกว่า

GDC คืออะไร

GDC ย่อมาจาก Global Deliver Center เป็นศูนย์ support ที่อยู่ที่อินเดีย เพราะฉะนั้น พนักงานที่ support ก็จะเป็นคนอินเดียนั่นเอง

GDC เอาไว้ทำอะไร

ด้วยความที่ค่าแรง auditor ที่นี่ก็แพงมิใช่น้อย อย่าง senior แบบเรา ค่าตัวชั่วโมงละหลายร้อยเหรียญแน่ะ (แต่ก็ไม่ได้ได้เงินเดือนตามนี้นะ มันเป็นแค่ Standard rate)

เค้าบอกว่า 1 ชั่วโมงของ US Auditor = 2 ชั่วโมงของ GDC เพราะฉะนั้น งานอะไรที่ต้องใช้เวลา ถึก อึด ถมกันเข้าไป ก็ให้ GDC ทำจะช่วยประหยัดเวลา และค่าแรงของทีม audit ที่นี่ได้มากเลยทีเดียว

GDC ทำอะไรได้บ้าง

สิ่งที่มักจะให้ GDC ทำก็จะเป็นงานที่ ไม่ต้องใช้การพินิจพิเคราะห์ ( non-judgemental), งานที่ไม่ได้เป็นจุดเสี่ยงของจ๊อบ (non-critical)  เพราะหลายๆ section อย่างการตรวจสอบรายได้ หรือภาษี ก็มักจะไม่ส่งให้ GDC ทำ เพราะเป็นจุดเสี่ยงของ audit อย่างเราๆ

ตัวอย่างงานที่มักป้อนให้ทำ ได้แก่

• footing/ cross-footing งบการเงิน หมายเหตุประกอบ และบวกตารางต่างๆ
• เทียบเลขปีนี้ กับงบปีก่อน เทียบตารางปีนี้กับปีก่อน
• เทียบงบการเงินกับงบทดลอง
• เทียบรายละเอียดใน GL กับงบทดลอง
• recalculate
• เทียบงบ กับ template
• ทำ lead sheet เทียบเลขเพิ่มขึ้นลดลง

จะเห็นได้ว่าสิ่งเหล่านี้ ที่เมืองไทยมักเป็นงานที่ให้น้องๆ Junior/ trainee ทำ ไม่ก็เป็นงาน manager ในวินาทีสุดท้าย  เป็นงานง่ายๆ แต่ต้องใช้เวลา และความละเอียดพอควร การที่มีมือที่สามมาช่วยเหลือ ก็จะช่วยแบ่งเบาความสาหัสช่วง year end ได้มากทีเดียว

GDC มีขั้นตอนอย่างไรบ้าง

ขั้นตอนหลักๆเลย คือ

1) Planning ทางทีม audit ต้องวางแผนว่าจะให้เค้าทำอะไรบ้าง
ขั้นตอนนี้ก็ยุ่งยากพอควร คือต้องเขียน instruction/ manual แบบละเอียด เหมือนกับให้คนที่ไม่เข้าใจอะไรเลย เห็นเอกสารของเราแล้วทำได้ โดย procedures ทั่วไปที่ฮิตๆให้ GDC ทำก็จะมี templeate/ form ไว้ให้ใน intranet อยู่แล้ว ก็ไปดาวน์โหลดมาแล้วก็เอามา customize ได้

นอกจากนี้ยังรวมถึงการวางแผนเวลา และจำนวนชั่วโมงที่จะใช้ด้วย เพราะหน้า yearend GDC ทีมเองก็อาจจะขาดคนได้เหมือนกัน

2) Getting approval ที่สำคัญ ต้อง "ขออนุญาต" จากลูกค้าของเรา อธิบายให้เค้าเข้าใจว่าทำไมถึงต้องใช้ GDC และเอกสารไหนบ้างที่จะต้องส่ง offshore ออกไป (ส่ง email ก็เรียกว่าเป็นการส่งข้ามเขต ออกนอกสหรัฐฯ)  เพราะลูกค้าบางที่ หรือบางกิจการก็อาจมีข้อจำกัดห้ามส่งข้อมูลออกนอกประเทศ แบบนี้ก็จะใช้ GDC ไม่ได้

3) Launching จะเป็นช่วงส่งงานให้ทำ คอยติดตามว่ามีปัญหาอะไรมั้ย และประเมินผล

จากนั้นก็จะมีระบบ webbase ที่เรียกว่า "WISDOM" เอาไว้ tracking งานอย่างเป็นระบบ แทนการตามจิกโดย email นั่นเอง

เราเองยังไม่ได้เริ่มใช้งานจริงๆ แต่แค่ลองวางแผนกับเพื่อนในจ๊อบไว้ว่า ช่วง year end จะให้ทีม GDC ช่วยอะไรได้บ้าง  อย่างน้อยก็เชื่อได้ว่า เราไม่ต้องมานั่ง footing อะไรมากมายอีก เหมือนมีลูกมือในยามวุ่นๆนี่ ก็น่าจะโอเคเลย

จะว่าไปในเมืองไทยก็น่าจะคล้ายๆกับพวกพี่ Typist นะ แต่ว่าพี่ๆ ห้องพิมพ์ไม่ได้ช่วยบวกเลข หรือดูที่ผิดให้นินา แล้วแนวโน้มของการใช้ GDC ของที่นี่ก็คือจะพยายามเริ่มให้ทำงานที่ยากขึ้น หรืออาจต้องใช้ความคิดบ้าง

ถึงเวลานั้น จะมีมาตั้ง GDC ที่เมืองไทยบ้างมั้ยนะ จะว่าไปพวกเราผันตัวเองเป็น GDC ก็ไม่เลวทีเดียว แหะๆ